Instrukcja obsługi - Dodatek Mailer

1. Instalacja dodatku

Po otrzymaniu paczki z dodatkiem, należy folder wypakować i odblokować. Jak odblokować foldery i pliki omawialiśmy tutaj. Odblokowanie plików jest niezbędne, aby dodatek działał prawidłowo. Po odblokowaniu, pliki z archiwum wypakować do folderu Assemblies (domyślnie: C:\Program Files\Common Files\Soneta\Assemblies).
W enova365:

Rysunek 1. Importowanie XML'i

Zaimportować pliki z rozszerzeniem *.xml (Zakładka Plik > Importuj zapisy > Z pliku XML…) ze ścieżki powyżej.
Jeśli dodatek został dodany poprawnie w Narzędzia > Opcje pojawi się zakładka ERPIT > Mailer.

2. Instrukcja obsługi

2.1. Konfiguracja dodatku Mailer

2.1.1 Konfiguracja wysyłki dokumentów

 

Narzędzia > Opcje > ERPIT > Mailer > Dokumenty

Rysunek 2. Konfiguracja dodatku Mailer

Puste pola wypełniamy danymi skrzynki pocztowej z której mają być wysyłane wiadomości. Dodatek obsługuje również protokół IMAP, służący do zapisywania wysłanych wiadomości w wybranej skrzynce.

Uwaga! Dla kont na poczcie Gmail wymagane jest włączenie weryfikacji dwuetapowej oraz wygenerowanie hasła dla aplikacji (po zalogowaniu zakładka Bezpieczeństwo -> sekcja Logowanie się w Google). W polu Hasło należy podać hasło, które zostało wygenerowane, a nie hasło służące do logowania.

Rysunek 3. Włączanie dodatkowych workerów

Worker wysyłki grupowej umożliwia wysłanie do kontrahenta jednej wiadomości e-mail zawierającej wiele załączników będących dokumentami.

Rysunek 4. Konfiguracja szablonów dokumentów

 

Sprawdzaj istnienie pliku – opcja, która jest przydatna na komputerach o mniejszej wydajności, na których wygenerowanie pliku PDF trwa dłużej niż zazwyczaj. Proces wysyłki zostanie wstrzymany, aż aplikacja będzie miała pewność, że plik został już wygenerowany.

 

Dla każdej definicji dokumentu można utworzyć inny szablon wiadomości e-mail.

Aby dodać nowy szablon należy wybrać przycisk Nowy (Szablon). Pojawi się nowe okienko z opcjami:

Rysunek 5. Dodawanie szablonu dokumentu

Należy wybrać symbol dokumentu, którego będzie dotyczyć dodawany szablon.

Wyślij załączniki dokumentu – opcja, dzięki której oprócz samego wydruku dokumentu zostaną dołączone do wiadomości e-mail załączniki dokumentu w enovie.

Uwzględnij pośrednika – opcja, dzięki której dokument zostanie wysłany nie do kontrahenta związanego z dokumentem, ale do kontrahenta, który został ustawiony jako pośrednik w zakładce Mailer na kartotece kontrahenta.

Pole Rodzaj adresatów przyjmuje 2 wartości:
- Wszystkie adresy kontrahenta – wiadomość zostanie wysłana na wszystkie adresy e-mail zdefiniowane w kartotece kontrahenta
- Adresy z celem kontaktu – wiadomość zostanie wysłana na adres e-mail, który ma zdefiniowany cel kontaktu o nazwie zdefiniowanej w kolejnym polu Nazwa celu kontaktu (dodatek dodaje nowy cel Mailer)

Temat i treść wiadomości to pola, które odpowiadają tematowi i treści wiadomości wysyłanej do kontrahenta. W polach dotyczących pojedynczego dokumentu można użyć masek, umieszczając pola w nawiasach klamrowych, np. {Features.NrZamowienia}.

Temat i treść dla wysyłki grupowej to pola wykorzystywane przy użyciu workera do wysyłki grupowej. W związku z tym, że jest to wysyłka grupowa, nie można użyć masek.

Rysunek 6. Konfiguracja parametrów wydruku

Dodatek obsługuje obydwa mechanizmy raportowania dostępne w enova: ASPX oraz XtraReports.

Standardowy wydruk – flaga, która definiuje czy szablon wydruku jest domyślnym wydrukiem enovy, czy został sporządzony wydruk indywidualny. enova przechowuje w innym miejscu wydruki standardowe i wydruki indywidualne, dlatego określenie tej opcji jest wymagane.

W przypadku mechanizmu XtraReports i wyboru wydruku standardowego, należy wybrać typ szablonu odpowiadający definicji dokumentu, np. Sprzedaz dla dokumentów sprzedażowych.

Ścieżka do szablonu – należy wprowadzić ścieżkę do szablonu wg informacji znajdującej się w powyżej pola.

Rysunek 7. Konfiguracja parametrów wydruku

 

Powyższe opcje dotyczą domyślnych parametrów wydruku. Dzięki ich zdefiniowaniu w konfiguracji, podczas próby wysyłki wielu dokumentów na raz, nie będzie otwierane okienko parametrów wydruku dla każdego zaznaczonego dokumentu.

 

 

2.1.1 Konfiguracja wysyłki rozrachunków

 

Narzędzia > Opcje > ERPIT > Mailer > Rozrachunki

Rysunek 8. Konfiguracja wysyłki rozrachunków kontrahenta

 

Worker wysyłki rozrachunków kontrahenta umożliwia wysłanie do wybranego kontrahenta dokumentu PDF zawierającego tabelę rozrachunków wraz z informacją o ich numerze, dacie, opóźnieniu, kwocie i terminie płatności.

Dla workera można skonfigurować dane do innej poczty niż do wysyłki dokumentów. Jeśli miałyby to być takie same dane, to można skopiować wszystkie wartości wprowadzone w wysyłce dokumentów za pomocą przycisku Skopiuj z dokumentów.

Większość pól działa na takiej samej zasadzie jak konfiguracja wiadomości.

W polu Symbole dokumentów należy wprowadzić symbole definicji dokumentów, które mają być uwzględniane w rozrachunkach kontrahenta.

Pole Ilość wierszy na stronę w tabeli pozwala na zdefiniowane liczby wierszy, które zostaną wygenerowane na jednej stronie formatu A4 w orientacji poziomej.

 

 

2.2. Wysyłka dokumentów

Dodatek dodaje nowe Workery widoczne na liście dokumentów handlowych w pasku czynności.

Rysunek 9. Workery do wysyłki dokumentów

Wyślij dokument jako załącznik – każdy zaznaczony dokument będzie wysłany jako osobna wiadomość e-mail z tematem i treścią zdefiniowanymi w konfiguracji. Przed wysłaniem wiadomości może się pojawić okienko konfiguracji wydruku.

Wyślij dokumenty jako grupę załączników – zaznaczone dokumenty zostaną pogrupowane wg kontrahentów i wysłane jako paczka załączników w jednej wiadomości e-mail do każdego kontrahenta. Worker będzie widoczny, jeśli został włączony w konfiguracji.

Dodatek dodaje również nowy Worker widoczny na liście kontrahentów w pasku czynności.

Rysunek 10. Worker do wysyłki rozrachunków kontrahenta

Wyślij listę nierozliczonych rozrachunków – dla zaznaczonych kontrahentów zostanie wygenerowany dokument PDF zawierający listę nierozliczonych rozrachunków. Worker będzie widoczny, jeśli został włączony w konfiguracji.

Dodatek dodaje również nową zakładkę w kartotece kontrahenta:

Rysunek 11. Zakładka Mailer na kartotece kontrahenta

Pole Pośrednik to cecha referencyjna odnosząca do innego kontrahenta. Gdy pole jest uzupełnione, to dokumenty dotyczące danego kontrahenta zostaną wysłane na adresy zdefiniowane w kontrahencie będącym pośrednikiem. W konfiguracji szablonów można wyłączyć tą opcję dla konkretnych definicji dokumentów.

Dla każdego kontrahenta można zdefiniować własny temat i treść wiadomości. Dane te nadpiszą dane wprowadzone w konfiguracji, które dotyczą wszystkich kontrahentów.

Dane z tej zakładki są wykorzystywane wyłącznie w workerach do wysyłki dokumentów.

Opcja Nie wysyłaj ZIP jest wykorzystywana, gdy w szablonie definicji dokumentu zaznaczono opcję Wyślij załączniki dokumentu. Załączniki z rozszerzeniem *.zip zostaną wtedy pominięte.

Pole Historia ma charakter informacyjny i przechowuje informacje o datach wysyłki rozrachunków kontrahenta.