KSeF - jak wdrożyć w enova365

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur jest to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną przez podatników VAT. W tym artykule określimy w kilku krokach jak należy wdrożyć KSeF do swojej enovy.

Instrukcja tworzona na wersji okienkowej 2512.1.1

1.Generowanie tokenu/certyfikatu

Pierwszym krokiem jest wygenerowanie tokenu/certyfikatu. Aby to zrobić trzeba wpierw zalogować się do Aplikacji Podatnika. W zakładce Tokeny > Generuj token wpisujemy nazwę naszego tokenu i przypisujemy mu role jakie ten token ma posiadać.

Aby wygenerować certyfikat po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika należy wejść w zakładkę Wnioskuj o certyfikat i wpisujemy nazwe naszego certyfikatu oraz hasło. Po kliknięciu generuj wybieramy jeszcze przeznaczenie naszego certyfikatu oraz datę jego ważności. Po chwili odczekania nasz certyfikat zostanie wydany i można go pobrać.

2.Konfiguracja enova365

Po wygenerowaniu tokenu/certyfikatu następna jest konfiguracja konta w enovie365. W tym celu należy wejść w Narzędzie > Opcje a następnie Ogólne > KSeF > Ogólne.

W tej zakładce znajdują się 4 sekcje Ogólne, Handel, Pobieranie i pliki KSeF oraz Workflow.

2.1 Ogólne

W sekcji Ogólne znajdują się 4 podsekcje : Ogólne, UPO, Definicje komunikatów KSeF oraz Konta KSeF

2.1.1 Ogólne

W podsekcji Ogólne znajduję się opcja "Pliki przechowywane w bazie danych". Jest do domyślna opcja i nie da się jej odznaczyć. Aktywne prawa dostępu dla rodzaju dokumentu KSeF określa prawa dostępu do plików KSeF powiązanych z danym rodzajem dokumentu. Opcja Rozszerzone parametry tworzenia dokumentów określa widoczność dodatkowych parametrów na czynności Utwórz dokument oraz Import z pliku.

2.1.2 UPO

UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru - czy będzie obsługa dokumentu potwierdzającego dostarczenie elektronicznej przesyłki do jej odbiorcy.

2.1.3 Definicje komunikatów KSeF

Definicje komunikatów KSeF, czyli schema jest ona plikiem o formacie XML i określa strukturę dokumentu który będzie wysyłany i odbierany z KSeF. Pierwsza definicja dotyczy dokumentów handlowych, natomiast druga dotyczy dokumentów importowanych do ewidencji.

2.1.4 Konta KSeF

W tym miejscu należy dodać nasz system zewnętrzny z wygenerowanym tokenem. W polu Konta KSeF należy kliknąć "Nowy (System zewnętrzny KSeF)". W zakładce Ogólne nadajemy symbol i opis naszemu kontu i wybieramy rodzaj konta i podajemy NIP firmy.

Zakładka Autoryzacje zawiera wszystkie sposoby dzięki którym użytkownik autoryzuje wysyłkę dokumentów do KSeF. Nowe sposoby dodajemy klikając przycisk Nowy (Autoryzacja)

W wyświetlonym formularzu należy podać dane do autoryzacji systemów zewnętrznych. Tymi danymi są:

Wersja API (1.0 lub 2.0) - certyfikaty działają tylko w wersji 2.0
Rodzaj - rodzaj uwierzytelniania (Token lub certyfikat)
Nazwa - nazwa naszego tokenu/certyfikatu
Token/Numer seryjny certyfikatu - pole w którym można wpisać nasz wygenerowany token lub w przypadku certyfikatu przy jego wprowadzeniu automatycznie się uzupełnia
Przeznaczenie - wybór procesu potwierdzania tożsamości
Pobieranie - pobieranie dokumentów z KSeF
Wysyłanie - wysyłanie dokumentów do KSeF

Dodatkowo w formularzy wyświetlają się dodatkowe dane:

Status uwierzytelniania - informacja czy uwierzytelnianie tokenu/certyfikatu jest aktualne
Data ważności uwierzytelniania - data ważności tokenu/certyfikatu

2.1.5 Token

Gdy użytkownik chce uwierzytelniać przez token, po wybraniu rodzaju jako Token należy w pasku na górze kliknąć "Wprowadź token" i następnie w okienku wpisać wygenerowany token i kliknąć "OK".

2.1.6 Certyfikat

Gdy użytkownik chce uwierzytelniać przez certyfikat, po wybraniu rodzaju jako Certyfikat należy na pasku na górze kliknąć "Wprowadź certyfikat" i następnie w formularzu podać: Numer certyfikatu, Przeznaczenie, wgrać plik certyfikatu i plik klucza oraz podać hasło które wpisywało się przy generowaniu certyfikatu na stronie Ministerstwa Finansów.

2.2 Handel

W zakładce Handel są dwie podsekcje: Towar KSeF oraz Wysyłanie dokumentów.

2.2.1 Towar KSeF

Opcja Towar KSeF pozwala ustawić domyślną kartotekę towaru, która będzie dodawana do dokumentu handlowego, jeśli towar z pliku KSeF nie zostanie rozpoznany na przykład jeśli nie istnieje on w kartotece, nie ma przypisanego kodu lub kod jest błędny u dostawcy lub odbiorcy. Opcja Zatwierdzanie dokumentów z towarem KSeF określa jak system ma się zachować przy próbie zatwierdzenia dokumentu zawierającego taki domyślny towar.

2.2.2 Wysyłanie dokumentów

Parametr Wykorzystywana schema określa według jakiej wersji schemy będą przesyłane dane. Zawsze musi być zgodny z aktualną wersją. Następnie parametry Pozwalaj na wysyłkę faktur z datą wystawienia przyszłą oraz Pozwalaj na wysyłkę faktur z datą wystawienia przeszłą. Określają one czy system ma pozwalać na wysyłkę do KSeF faktur z datą późniejszą lub wcześniejszą niż bieżąca. Funkcja Sposób obsługi wysyłki pozwala na ustawienie ręcznej przez zakładkę Czynności lub automatycznej poprzez Procesy Workflow obsługi wysyłki dokumentów do KSeF. Pozwalaj na wysyłke faktur do osób fizycznych (Status podmiotu = finalny) pozwala na wysyłkę faktury do finalnego odbiorcy produktu

2.3 Pobieranie i pliki KSeF

W sekcji Pobieranie i pliki KSeF znajdują się 4 podsekcje: Pobieranie, Plik KSeF, Plik XSL dla wizualizacji oraz Rodzaj dokumentu KSeF

2.3.1 Pobieranie

Funkcja Pobieranie faktur określa jakie faktury mają być pobierane z KSeF. Wybrać można zakup, sprzedaż i razem.

2.3.2 Plik KSeF

Opcja Domyślna kategoria pozwala na ustawienie domyślnej kategorii dokumentów pobranych z KSeF.

2.3.3 Plik XSL dla wizualizacji

W tej podsekcji użytkownik może ustawić własne szablony wizualizacji plików XML wysyłanych i pobieranych z KSeF.

2.3.4 Rodzaj dokumentu KSeF

Funkcja pozwala na dodanie nowego rodzaju dokumentu KSeF do słownika

2.4 Workflow

W sekcji Workflow użytkownik określa operatorów, którzy będą otrzymywać powiadomienia o oczekujących na obsługę zadaniach w ramach standardowego procesu Workflow.