Wprowadzenie
Mechanizm schematów księgowych w programie enova365 pozwala na usprawnienie operacji księgowania. Odpowiednie przygotowanie tych schematów pozwala zaoszczędzić sporo czasu przyśpieszając proces dekretowania dokumentów. Dla każdej definicji dokumentu ewidencji możliwe jest stworzenie jednego lub nawet wielu schematów umożliwiających jego dekretowanie.
Zasada działania schematu księgowego
Schemat księgowy to tak naprawdę zestaw reguł, które można zastosować do dokumentu lub raczej do elementów dostępnych w tym dokumencie. W zależności od dokumentu dostępne elementy mogą się różnić. Są to na przykład:
- Ewidencja - podstawowe, zagregowane dane dokumentu
- Płatności - w dokumentach sprzedaży, zakupu
- Pozycje dokumentu źródłowego
- Inne
Podczas działania schematu program enova365 stosuje te reguły tworząc dekret.
Proces dekretowania dokumentu, zwany w enova365 predekretacją polega na zastosowaniu właściwego schematu księgowego do tego dokumentu. Zastosowanie tego schematu powinno prowadzić do przygotowania prawidłowego, bilansującego się dekretu. Czasami dekret taki może nie być kompletny ale większa część zapisów jest przygotowana prawidłowo.
Umiejętność tworzenia schematów księgowych, które umożliwią przygotowanie odpowiednich dekretów jest przydatna dla księgowych i jest wręcz obowiązkowa dla wdrożeniowców modułu księgowego programu enova365.
Rodzaje schematów księgowych
Podstawowe schematy księgowe jakie należy wdrożyć to schematy dla:
- sprzedaży
- zakupu towarów
- zakupu kosztowego
- raportu kasowego
- wyciągu bankowego
Znaczenie schematów księgowych w optymalnej pracy księgowego
Od jakości zdefiniowania schematów księgowych zależy wydajność pracy. Jeśli schematy będą prowadziły do generowania niekompletnych lub nie do końca prawidłowych dekretów to stracimy sporo czasu na ich poprawianie. Częstym błędem jest przyjmowanie założenia: "przecież ta poprawka do dekretu to kilka sekund". Te "kilka sekund" w skali wielu dokumentów zamienia się w godziny, a często te poprawki nie musiałyby być wprowadzane gdyby schemat księgowy działał prawidłowo.
Oczywiście długotrwałe definiowanie schematu, który będzie używany raz do roku, czy czasem raz w miesiącu nie zawsze będzie opłacalne. Zdecydowanie należy zapytać swojego partnera programu enova365 czy tworzenie/modyfikowanie schematu jest zasadne. Jeśli partner nie będzie w stanie pomóc, to można szukać odpowiedzi na forach lub grupach facebookowych. W ostateczności można też zmienić partnera.
W artykule Księgowanie wg zapisu rozliczającego przedstawiamy przykład pokazujący stosunkowo prostą zmianę w schematach księgowych, która pozwala oszczędzić sporo czasu.
Schematy księgowe w trybie zaawansowanym
Tryb zaawansowany schematów księgowych znacznie poszerza możliwości. Dzięki temu, że tutaj bezpośrednio wprowadzamy funkcje w kodzie języka programowania, możemy tworzyć zdecydowanie bardziej złożone reguły nieosiągalne w trybie podstawowym i uproszczonym. Korzystanie z tego trybu zaleca się jednak powierzyć wdrożeniowcom programu.
Producent programu enova365 udostępnia partnerom szereg przykładów takich schematów, które pomagają rozwiązywać im rozwiązywać złożone problemy w schematach księgowych.