Jeżeli otrzymamy dokument w formacie xml, o wewnętrznej strukturze enova oraz pliki z rozszerzeniem dll to w łatwy sposób możemy je zaimportować do wersji multi, by móc korzystać z dodatku Mailer. Jak zainstalować oraz skonfigurować dodatek? Dowiedz się już teraz z poniższego artykułu.
Worker jest odpowiedzialny za (1) wysyłkę dokumentów (2) oraz wysyłkę rozrachunków kontrahenta (schemat konfiguracji jest dość podobny do przykładu pierwszego, co będę mogli Państwo zobaczyć w niniejszym artykule. Zapraszamy).
Instalacja dodatku
.DLL - wgrywanie plików z rozszerzeniem .dll do folderu Assemblies, szczegółowy opis można przeczytać tutaj.
.XML - zaimportowanie pliku jest niezbędne, więcej szczegółów tutaj.
WAŻNE! Po wykonaniu tych czynności (gdy dodatek zostanie poprawnie dodany) możemy korzystać z funkcjonalności Mailera.
Instrukcja obsługi - konfiguracja wysyłki dokumentów
Pola wypełniamy danymi skrzynki pocztowej, z której będą wysyłane wiadomości. Protokół IMAP jest również obsługiwany przez dodatek (służy do zapisywania wysłanych wiadomości w wybranej skrzynce).
WAŻNE! Dla kont na poczcie Gmail wymagane jest włączenie weryfikacji dwuetapowej (podczas każdego logowania się na konto Google potrzebne będzie hasło i kod weryfikacyjny: zakładka Bezpieczeństwo -> sekcja Logowanie się w Google). W polu Hasło należy podać hasło, które zostało wygenerowane, a nie hasło służące do logowania.
Rys.1. Konfiguracja serwera.
Worker wysyłki grupowej umożliwia wysłanie do kontrahenta jednej wiadomości e-mail, zawierającej wiele załączników będących dokumentami.
Rys.2. Konfiguracja dodatku.
Sprawdzaj istnienie pliku – opcja jest przydatna na komputerach o mniejszej wydajności, na których wygenerowanie pliku PDF trwa dłużej. Proces wysyłki zostanie wstrzymany, aż aplikacja będzie miała pewność, że plik został już wygenerowany.
Rys.3. Konfiguracja wiadomości.
Szablony
Dwa przypadki szablonu do wysyłania wiadomości: (1) dla dokumentu można utworzyć inny szablon wiadomości e-mail (2) oraz jeden szablon wysyłający wiadomość grupową.
By dodać nowy szablon należy wybrać przycisk Nowy (znajdujący się po prawej stronie). Idąc dalej - dostrzec można nowe okienko:
Rys.4. Szablon dokumentu.
- Symbol dokumentu - dotyczy dodawanego szablonu.
- Wyślij załączniki dokumentu – zaznaczenie parametru na Tak spowoduję, że oprócz samego wydruku dokumentu zostaną dołączone do wiadomości e-mail załączniki.
- Uwzględnij pośrednika – zaznaczenie parametru na Tak spowoduję, że dokument zostanie wysłany nie do kontrahenta związanego z dokumentem, ale do kontrahenta, który został ustawiony jako pośrednik w zakładce Mailer na kartotece kontrahenta.
- Rodzaj adresatów przyjmuje dwie wartości:
- Wszystkie adresy kontrahenta – wiadomość zostanie wysłana na wszystkie adresy e-mail zawarte w kartotece kontrahenta
- Adresy z celem kontaktu – wiadomość zostanie wysłana na adres e-mail, który ma zdefiniowany cel kontaktu o nazwie zdefiniowanej w kolejnym polu Nazwa celu kontaktu.
- Temat i treść wiadomości - ciąg znaków wiadomości wysyłanej do kontrahenta.
Dodatek obsługuje dwa mechanizmy raportowania dostępne w enova: (1) ASPX (2) oraz Xtra reports.
Rys.5. Wydruk.
- Standardowy wydruk – flaga, która definiuje czy szablon wydruku jest domyślnym wydrukiem enovy, czy powstał wydruk indywidualny.
- Ścieżka do szablonu aspx – należy wprowadzić ścieżkę do szablony wg wskazówek znajdującej się na powyższym screenie.
Dzięki zdefiniowania domyślnych parametrów wydruku w konfiguracji, podczas próby wysyłki wielu dokumentów na raz, nie będzie otwierane okienko parametrów wydruku dla każdego zaznaczonego dokumentu.
Rys.6. Parametry wydruku.
Instrukcja obsługi - konfiguracja wysyłki rozrachunków
Worker wysyłki rozrachunków kontrahenta umożliwia wysłanie do wybranego kontrahenta dokumentu PDF zawierającego tabelę rozrachunków wraz z informacją o ich numerze, dacie, opóźnieniu, kwocie i terminie płatności.
Dla workera można skonfigurować dane do innej poczty niż do wysyłki dokumentów. Jeżeli miałyby to być takie same dane, to można skopiować wszystkie wartości wprowadzone w wysyłce dokumentów za pomocą przycisku Skopiuj z dokumentów.
Rys.7. Konfiguracja wysyłki rozrachunków kontrahenta.
Większość pól działa na takiej samej zasadzie jak konfiguracja wysyłki wiadomości.
Wysyłka dokumentów
Dodatek tworzy nowy Worker, który możemy znaleźć na liście dokumentów handlowych (w pasku czynności):
Rys.8. Workery do wysyłki wiadomości.
- Wyślij dokument jako załącznik – każdy zaznaczony dokument będzie wysłany jako osobna wiadomość e-mail z tematem i treścią.
-
Wyślij dokumenty jako grupę załączników – zaznaczone dokumenty zostaną pogrupowane wg kontrahentów i wysłane jako paczka załączników w jednej wiadomości e-mail do każdego kontrahenta.
Należy pamiętać, że worker będzie widoczny, jeśli został włączony w konfiguracji.
Dodatek tworzy nowy Worker, który możemy znaleźć na liście kontrahentów (w pasku czynności):
Rys.9. Worker do wysyłki rozrachunków kontrahenta.
Wyślij listę nierozliczonych rozrachunków – dla zaznaczonych kontrahentów zostanie wygenerowany dokument PDF zawierający listę nierozliczonych rozrachunków. Worker będzie widoczny na pasku, tylko i wyłącznie gdy wcześniej został włączony w konfiguracji.
Dodatek dodaje nową zakładkę w kartotece kontrahenta:
Rys.10. Kartoteka kontrahenta + zakładka Mailer.
- Pole Pośrednik to cecha referencyjna odnosząca do innego kontrahenta. Gdy pole jest uzupełnione, to dokumenty dotyczące danego kontrahenta zostaną wysłane na adresy zdefiniowane w kontrahencie będącym pośrednikiem. W konfiguracji szablonów można wyłączyć tą opcję dla konkretnych definicji dokumentów.
- Temat oraz Treść - ciąg znaków, dla każdego kontrahenta można zdefiniować inne. Dane te nadpiszą wprowadzone dane w konfiguracji, które dotyczą wszystkich kontrahentów.
- Opcja Nie wysyłaj ZIP jest wykorzystywana, gdy w szablonie definicji dokumentu zaznaczono opcję Wyślij załączniki dokumentu. Załączniki z rozszerzeniem .zip zostaną wtedy pominięte.
- Historia - przechowuje informacje o datach wysyłki rozrachunków kontrahenta.