Aktualizacja kartoteki pracownika

Wprowadzenie

Aktualizowanie danych odnośnie kartoteki pracownika? Temat dosyć istotny. Jak wykonać ją poprawnie? Co trzeba o niej wiedzieć? Więcej na ten temat w niniejszym artykule. Zapraszamy!

Aktualizację kartoteki pracownika należy wykonać w następujących przypadkach:

• jeżeli zmianie uległy parametry mające wpływ na naliczane dla pracownika wynagrodzenie, tj. stawka wynagrodzenia, wymiar etatu, kalendarz, tytuł ubezpieczenia,
• jeżeli z pracownikiem zostaje zawierana kolejna umowa o pracę,
• jeżeli zmianie uległy dane osobowe, tj. nazwisko, adres zamieszkania lub zameldowania.

WAŻNE! Jeżeli zachodzi sytuacja poprawy wprowadzonych danych w kartotece pracownika, np. przez pomyłkę wprowadziliśmy błędny adres zamieszkania. W takiej sytuacji należy bez aktualizacji otworzyć kartotekę pracownika i wprowadzić odpowiednie poprawki.

Przycisk Aktualizuj

Kiedy użyć przycisku Aktualizuj? Gdy zachodzi konieczność zmiany danych, które zmieniają się w okresie, np. zmiana wymiaru etatu pracownika, zmiana kodu stopnia niepełnosprawności, nabycie prawa do emerytury bądź renty. Ale również podpisanie kolejnej umowy o pracę.

Przykład - przedłużenie umowy

Pracownik został zatrudniony: (1) na okres próbny 3-miesięczny, (2) od początku stycznia 2021 do marca 2021 roku, (3) na stanowisku Lakiernika, (4) o wysokości stawki równej 2 500 zł. 

Następnie z pracownikiem przedłużono umowę o pracę na czas nieokreślony (taką informację należy odnotować poprzez aktualizację kartoteki pracownika).

Musimy wskazać konkretnego pracownika i wybrać przycisk Aktualizuj. W otwartym oknie na kalendarzu wprowadzamy datę aktualizacji, czyli od którego dnia ma obowiązywać zmiana, która zostanie wprowadzona na kartotece pracownika. W parametrze Powód aktualizacji zapisu mamy możliwość wpisania czynnika aktualizacji.

Po zaakceptowaniu danych wprowadzonych na formularzu Aktualizacja danych przyciskiem OK zostanie otwarta kartoteka pracownika. W kolejnym kroku wpisujemy na odpowiedniej zakładce, na kartotece pracownika aktualnie obowiązujące informacje.
W przypadku aktualizacji umowy o pracę należy przejść na zakładkę Etat -> Ogólne, a następnie zmienić datę zatrudnienia. Gdybyśmy zdecydowali się zmienić datę zatrudnienia bez użycia aktualizacji utracilibyśmy historię poprzedniej umowy.  Uzupełniamy dane dotyczące kolejnej umowy: (1) umowa od 1 kwietnia br., (2) na czas nieokreślony (3) stawka 3 000 zł.

WAŻNE! Po zapisaniu takiej zmiany pracownik trafi na listę Kadry -> Pracownicy. 

Po wejściu w kartotekę pracownika na zakładce historia zapisów są widoczne zapisy do umów pracownika. Jak widać pracownik w okresie od 01.01.2021 do końca marca był zatrudniony na pełnym etacie na stawce 2 5000, natomiast od 1 kwietnia ma podpisaną kolejną umowę na czas nieokreślony ze stawką 3 0000 zł (założenia zostały spełnione).

WAŻNE! Cięcie okresu naliczania zaznacza się, jeżeli aktualizacja dotyczy pól, które mają wpływ na naliczanie wynagrodzenia, np. zmiana wymiaru etatu, stawki wynagrodzenia (szczególnie w trakcie miesiąca). 

Podgląd zapisów

Jeżeli chcemy podejrzeć dane obowiązujące w danym okresie musimy być w odpowiednim zapisie historycznym. Mając otwartą kartotekę pracownika na górze wyświetla się okres, w którym jesteśmy, w tym momencie od 1 kwietnia 2021 (screen powyżej), przechodząc na zakładkę Etat -> Ogólne są widoczne dane dotyczące nowej umowy. 
Jeżeli chcemy zobaczyć dane poprzedniej umowy należy dwa razy kliknąć w poprzedni zapis historyczny. I wtedy można spojrzeć na zakładki, które będą zawierały dane aktualne w poprzednim zapisie historycznym. Zamykając jeden zapis wracamy na zakładkę Historia zapisów.

Przykład - zmiana wymiaru przez pracownika

Taką zmianę również należy wprowadzić za pomocą Aktualizacji kartoteki pracownika. Wybieramy danego pracownika, schemat identyczny do przykładu powyżej. Klikamy przycisk Aktualizuj, a następnie wybieramy datę od kiedy obowiązuje dana aktualizacja i wskazujemy powód aktualizacji. Przyciskiem OK przechodzimy dalej. 

W kartotece przechodzimy na zakładkę Etat -> Ogólne i zmieniamy wymiar etatu oraz kwotę, która będzie równoważna do wykonanej pracy. 
WAŻNE! Pojawił się komunikat Ustawiono pole cięcie okresu naliczania. jest to ostrzeżenie, że takie cięcie zostało ustawione (ustawienia mają wpływ na naliczanie wynagrodzenia).

Zmiana etatu wymiaru nastąpiła w trakcie miesiąca listopad. Naliczając wypłatę za miesiąc listopad, przy ustawionym cięciu okresu naliczania na wypłacie naliczy Nam się wynagrodzenie podzielone na dwa okresy. Za pierwszy okres wg pierwszego etatu pierwszej stawki wynagrodzenia. Oraz za drugi okres po zmianie wymiaru etatu.