Aktualizacja kartoteki pracownika

Aktualizowanie danych odnośnie kartoteki pracownika? Temat dosyć istotny. Jak wykonać ją poprawnie? Co trzeba o niej wiedzieć? Więcej na ten temat w niniejszym artykule. Zapraszamy!

Aktualizację kartoteki pracownika należy wykonać w następujących przypadkach:

• jeżeli zmianie uległy parametry mające wpływ na naliczane dla pracownika wynagrodzenie, tj. stawka wynagrodzenia, wymiar etatu, kalendarz, tytuł ubezpieczenia,
• jeżeli z pracownikiem zostaje zawierana kolejna umowa o pracę,
• jeżeli zmianie uległy dane osobowe, tj. nazwisko, adres zamieszkania lub zameldowania.

Kiedy nie używać przycisku Aktualizuj?

Jeżeli zachodzi sytuacja poprawy wprowadzonych danych w kartotece pracownika, np. przez pomyłkę wprowadziliśmy błędny adres zamieszkania. W takiej sytuacji należy bez aktualizacji otworzyć kartotekę pracownika i wprowadzić odpowiednie poprawki.

Kiedy używać przycisku Aktualizuj?

Gdy zachodzi konieczność zmiany danych, które zmieniają się w okresie, np. zmiana wymiaru etatu pracownika, zmiana kodu stopnia niepełnosprawności, nabycie prawa do emerytury bądź renty. Ale również podpisanie kolejnej umowy o pracę.

Przykład zaranżowany przez Nas

Pracownik został zatrudniony: (1) na okres próbny 3-miesięczny, (2) od początku stycznia 2021 do marca 2021 roku, (3) na stanowisku Lakiernika, (4) o wysokości stawki równej 2 500 zł. 

Następnie z pracownikiem przedłużono umowę o pracę na czas nieokreślony, taką informację należy odnotować poprzez aktualizację kartoteki pracownika.

Musimy wskazać konkretnego pracownika i wybrać przycisk Aktualizuj. W otwartym oknie na kalendarzu wprowadzamy datę aktualizacji, czyli od którego dnia ma obowiązywać zmiana, która zostanie wprowadzona na kartotece pracownika. W parametrze Powód aktualizacji zapisu mamy możliwość wpisania powodu aktualizacji.

Po zaakceptowaniu danych wprowadzonych na formularzu Aktualizacja danych przyciskiem OK zostanie otwarta kartoteka pracownika. W kolejnym kroku wpisujemy na odpowiedniej zakładce na kartotece pracownika aktualnie obowiązujące informacje.
W przypadku aktualizacji umowy o pracę należy przejść na zakładkę Etat -> Ogólne, a następnie zmienić datę zatrudnienia. Gdybyśmy zdecydowali się zmienić datę zatrudnienia bez użycia aktualizacji utracilibyśmy historię poprzedniej umowy.  Uzupełniamy dane dotyczące kolejnej umowy: (1) umowa od 1 kwietnia br, (2) na czas nieokreślony (3) stawka 3 000 zł.

WAŻNE! Po zapisaniu takiej zmiany pracownik trafi na listę Kadry -> Pracownicy. 

Po wejściu w kartotekę pracownika na zakładce historia zapisów są widoczne zapisy do umów pracownika. Jak widać pracownik w okresie od 01.01.2021 do końca marca był zatrudniony na pełnym etacie na stawce 2 5000, natomiast od 1 kwietnia ma podpisaną kolejną umowę na czas nieokreślony ze stawką 3 0000 zł (założenia zostały spełnione).

WAŻNE! Cięcie okresu naliczania zaznacza się, jeżeli aktualizacja dotyczy pól, które mają wpływ na naliczanie wynagrodzenia, np zmiana wymiaru etatu, stawki wynagrodzenia (szczególnie w trakcie miesiąca). 

Jeżeli chcemy podejrzeć dane obowiązujące w danym okresie należy być w odpowiednim zapisie historycznym. Mając otwartą karottekę pracownika na górze wyświetla się okres w którym jesteśmy, w tym momencie od 1 kwietnia 2021, przechodząc na zakładkę Etat -> Ogólne są widoczne dane dotyczące nowej umowy. 
Jeżeli chcemy zobaczyć dane poprzedniej umowy należy dwa razy kliknąć w poprzedni zapis historyczny. I wtedy można przeglądać zakładki, które będą zawierały dane aktualne w poprzednim zapisie historycznym. 

zamykając jeden zapis wracamy na zakładkę Historia zapisów