Czasami maile nie dochodzą do odbiorcy

Wprowadzenie

Pocztą e-mail posługujemy się na co dzień. Jest ona wykorzystywana w różnych celach i stanowi dobry sposób komunikacji. Czasem jednak ta poczta nie dociera do odbiorcy. Dlaczego tak się dzieje. Co można zrobić aby uniknąć takiej sytuacji.

Przyczyny zaginięcia e-mail'i

Nasz e-mail może nie być odebrany przez odbiorcę z wielu powodów. Najpopularniejsze z nich to: 

• zablokowanie przez systemy antywirusowe,
• zablokowanie przez systemy antyspamowe.
• zagubienie w folderze ze spamem
• przeoczenie
• przepełnienie skrzynki pocztowej odbiorcy
• nasz błąd w adresie poczty.

O niektórych z tych problemów możemy dowiedzieć się z tzw. zwrotek, czyli e-maili wysyłanych przez serwery pocztowe informujących o niedostarczeniu przesyłki. W tych zwrotkach znajdziemy komunikaty takie jak np.:

• maildir over quota - przepełnienie poczty na serwerze odbiorcy
• Sorry, I couldn't find any host named / Nie można znaleźć hosta : xxxxx.pl - błędny adres w części domeny (po znaku @)
• maildrop: maildir over quota - przepełnienie skrzynki pocztowej

Jeżeli nie dostajemy zwrotek, a e-mail nie dociera do odbiorcy należy poprosić administratorów serwerów pocztowych (naszego serwera oraz serwera po stronie odbiorcy) o sprawdzenie logów systemowych i poprawienie konfiguracji.

Zapobieganie utracie e-maili

Nie ma skutecznej metody zapobiegania problemom z dostarczeniem e-maila. Nie wystarczy, że e-mail znajdzie się w folderze wysłane (Sent). Gdy tam się znajduje oznacza tylko, że dotarł do odbiorcy. Najlepiej jest upewniać się czy odbiorca otrzymał i przeczytał maila prosząc o potwierdzenie. Niektóre programy pocztowe pozwalają na włączenie opcji prośby o potwierdzenie. Musimy mieć tu jednak świadomość, że odbiorca nie ma obowiązku aby potwierdzenia e-maila gdy jego program o to poprosi. Najlepszym rozwiązaniem w przypadku ważnych informacji jest prośba o odpisanie na e-mail i odwrotnie gdy dostajemy ważną informację pocztą elektroniczną wypada odpowiedzieć, potwierdzając odbiór.

Mail w wysłanych

W poprzednich rozdziałach wspomniano, że obecność e-maila w folderze wysłane nie gwarantuje, że został on dostarczony. Wskazuje nam jednak, że podjęliśmy działania w celu dostarczenia informacji. W przypadku sporów  dot. np. żądań zapłaty, posiadanie takiego e-maila może wskazywać na to, że staraliśmy się dostarczyć skutecznie ponaglenie, czy wezwanie do zapłaty.

Podsumowanie

Na zakończenie warto zapamiętać że:

• mail nie zawsze dociera do adresata
• warto potwierdzać otrzymanie maili zwłaszcza w przypadku pierwszej wymiany korespondencji i gdy informacje są ważne

Wysyłanie e-maili zajmuje często wiele czasu warto więc optymalizować te procesy jak tylko można. Użytkownicy programu enova365 mogą w tym celu skorzystać z naszego dodatku, który usprawnia proces powtarzalnego wysyłania e-maili i jest bardzo prosty w konfiguracji.