Krajowy System e-faktur - co o nim wiemy?

 

Coraz więcej wiemy o KSeF...

 

Jak już wspominaliśmy na łamach naszej strony, m.in. w artykułach: Centralny Rejestr Faktur zmieni zapotrzebowanie na OCR oraz Centralny Rejestr Faktur w najbliższym czasie powstanie i zacznie obowiązywać - początkowo nazwany Centralny Rejestr Faktur, aktualnie: Krajowy System e-faktur (KSeF). Kiedy? Przewidywany termin wejścia w życie to dzień 1. stycznia 2022 roku. Od tego dnia korzystanie z rejestru będzie dobrowolne, rok później. tj. 01.01.2023 roku korzystanie ma stać się obowiązkowe.

Jest to pomysł, na podstawie którego powstanie centralny, rządowy system, który docelowo będzie "magazynem" wszystkich faktur wystawianych w polskim obrocie gospodarczym. Nie będzie miała znaczenia branża, czy wielkość firmy.

 

Co na dzień dzisiejszy wiemy o KSeF?

• Do rejestru będzie miała pełen wgląd Krajowa Administracja Skarbowa.
• Centralny rejestr faktur będzie w formie rządowej platformy teleinformatycznej.
• Platforma to repozytorium faktur w postaci elektronicznej, w pełni ustruktyzowanej.
• Obowiązkowy jeden, wspólny schemat e-faktury (jako XML).
• Korzystanie z rejestru początkowo dobrowolne, docelowo obowiązkowe dla wszystkich.

 

Jak to będzie wyglądać?

Na platformie odpowiedzialnej za obsługę KSeF (która na dzień dzisiejszy nie jest jeszcze gotowa) każda firma będzie musiała założyć własne konto. Jednak oprócz imiennego konta, wymagana będzie autoryzacja Kwalifikowanym Podpisem Elektronicznym lub ePUAP. Sprzedawca, wystawiający fakturę będzie zobowiązany wyeksportować ją do pliku XML (zgodnego ze schemą) i po zalogowaniu na konto, musi umieścić ją w systemie. System automatycznie przeprowadzi walidację dokumentu, sprawdzi jej poprawność i zgodność ze schematem. Całość procesu zakończy otrzymanie przez sprzedawcę informacji zwrotnej z systemu (potwierdzenia te trzeba będzie przechowywać). Następnie, nabywca będzie mógł pobrać tą fakturę w formacie XML i zaimportować do systemu, z którego korzysta jako fakturę zakupu.

A co jeśli nabywca nie posiada konta w systemie KSeF? Przecież w 2022 roku nie ma obowiązku, aby każdy z systemu korzystał. Nie zmienia to faktu, że jeśli sprzedawca zobowiąże się do wysyłania faktur do Centralnego Rejestru Faktur to musi wysłać każdą fakturę, nawet jeśli jej nabywca nie korzysta jeszcze z KSeF. Co nie stoi na przeszkodzie, aby nabywcy wręczyć również papierową fakturę, czy w formie pliku PDF, jak to odbywało się do tej pory.

 

W praktyce obsługą wysyłania, odbierania faktur zajmować będą się systemy ERP, w tym oczywiście enova365, w której zostaną obsłużone mechanizmy, aby móc w pełni korzystać z możliwości KSeF. System w pewnym stopniu jest przygotowany do tego rozwiązania, ale o tym później.

 

Na dzień dzisiejszy nie jest znany termin, w jakim fakturę musimy umieścić w systemie od jej wystawienia.

 

Jeśli przystąpimy do KSeF w czasie, kiedy nie jest obowiązkowy to:

• Otrzymamy szybszy zwrot nadpłaty VAT (40 dni zamiast 60 dni).
• Brak obowiązku dostarczania pliku JPK_FA na żądanie.
• Wymagania co do potwierdzania korekt zostaną zmiejszone.

 

 

Pomysł ten niesie za sobą pewne korzyści dla firm, jak i minusy. A dokładniej...

Plusy:

• Krajowy System e-Faktur można potraktować jako darmową platformę EDI do wymiany faktur (ale tylko i wyłącznie faktur) w jednym formacie.
• Jest to sposób na darmowe archiwum faktur. Faktura raz wysłana do KSeF nie musi być w żaden sposób przechowywana w firmie.
• Koniec z wystawianiem duplikatów. Faktura wysłana do KSeF jest tam przechowywana, a jeśli odbiorca zgubi fakturę może w łatwy sposób pobrać ją w każdej chwili z KSeF.
• Potwierdzenie odebrania faktury przez nabywcę. W jaki sposób? Jeśli prześlemy fakturę do KSeF, a odbiorca ją pobierze, otrzymamy o tym informację.
• Ujednolicenie wyglądu wszystkich faktur sprzedaży.

 

Minusy:

• Przede wszystkim nowe obowiązki:
  • Wysyłanie każdej faktury do KSeF,
  • Rejestrowanie osób uprawnionych do obsługi KSeF,
  • Pobieranie potwierdzeń i numerów nadanych dokumentom w KSeF.
• Ograniczenie możliwości poprawiania wystawionych faktur. W skrócie: Jeśli wyślemy fakturę do KSeF to koniec, nie możemy jej już w żaden sposób poprawić.
• Konieczność uzupełniania danych JPK przed wysłaniem faktury (Kod GTU, Procedura VAT).

 

KSeF w enova365

Schemat faktury, która będzie mogła zostać wysłana do KSeF jest już jasno określony, a więc producent oprogramowania enova365 ujął już ten schemat do obsługi EDI w programie. Aby obsłużyć import, nie potrzebujemy dodatku do Elektronicznej obsługi dokumentów (EDI). Na chwilę obecną rozwiązanie nie jest przydatne, ponieważ KSeF zacznie obowiązywać (póki co firmy chętne) od dnia 1. stycznia 2022r.