Zarządzanie załącznikami w enova365

Załączniki w DMS

Od wersji 2110.0.0 została dodana i rozszerzona funkcjonalność zarządzania załącznikami w module DMS.

W konfiguracji Narzędzia -> Opcje -> Systemowe dodano nową zakładkę Przechowywanie plików, która zbiera i porządkuje elementy związane z zarządzaniem załącznikami. W sekcji Ogólne można określić podstawowe parametry załączników: maksymalny rozmiar, zakazane lub dozwolone rozszerzenia. Sekcja Miejsce przechowywania plików pozwala na wskazanie gdzie będą zapisywane załączniki:

Operacyjna baza danych

Wartość domyślna. Dla oszczędności miejsca pliki mogą być przechowywane w formie skompresowanej.

Folder

Pozwala na wskazanie miejsca na udziale sieciowym lub komputerze lokalnym, w którym będą przechowywane załączniki. Możliwe jest dodatkowe zabezpieczenie folderu loginem i hasłem użytkownika Windows.

Przykład: Na dysku C tworzymy folder.

W konfiguracji enova365 wskazujemy folder, jako miejsce przechowywania plików i podajemy ścieżkę lokalizacji na dysku. Login i hasło zostawiamy puste. Warto jednak pamiętać, że brak zabezpieczenia umożliwi podgląd, edycję lub usunięcie plików każdemu użytkownikowi z uprawnieniami do folderu.

Przechodzimy do modułu DMS i tam tworzymy dokument zawierający dołączony załącznik (Asystent zapisu -> Załącznik).

Przechodzimy do utworzonego wcześniej folderu. W katalogu powstała struktura folderów, w której znajduje się dodany przez Nas załącznik. Mogą Państwo go otworzyć i zobaczyć bezpośrednio jaką treść przechowuje. My natomiast pominiemy ten krok.
WAŻNE! Struktura katalogów wskazuje na powiązanie plików z konkretnym elementem w systemie.

Folder zabezpieczony

Pliki także są przechowywane we wskazanym folderze na udziale sieciowym lub komputerze lokalnym, jednak są chronione przed nieuprawnionym dostępem dzięki algorytmowi szyfrującemu. Możemy także zabezpieczyć folder loginem i hasłem użytkownika Windows.

Przykład: Na dysku C tworzymy kolejny folder. Dla folderu modyfikujemy ustawienia zabezpieczeń (Właściwości -> Zabezpieczenia). Możliwość zapisu i odczytu mają wszyscy użytkownicy enova365, a pełny dostęp tylko Administratorzy uprawnienie do uruchamiania serwisowego czyszczenia załączników.

W konfiguracji enova365 wskazujemy folder zabezpieczony jako miejsce przechowywania plików i podajemy ścieżkę do folderu. 

Przechodzimy do modułu DMS i tam tworzymy dokument podstawowy o definicji Pismo zawierający dołączony załącznik (Asystent zapisu -> Załącznik).

Przechodzimy do folderu zabezpieczonego. Jak widzimy powstała struktura folderów, w której znajdziemy zaszyfrowany plik. Ani jego nazwa, ani nazwy folderów nie pozwalają na zidentyfikowanie powiązania z obiektami w bazie. Samego pliku nie jesteśmy w stanie otworzyć czy edytować. Włączenie kompresji spowodowało, że plik ma rozmiar mniejszy niż źródłowy. 

Nowe czynności w zakładce

W zakładce dodano nowe czynności (Narzędzia -> Opcje -> Systemowe -> Przechowywanie plików) :

• Przenieś pliki - pozwala na zmianę lub ujednolicenie sposobu przechowywania plików poza operacyjną bazą danych: można przenieść je do nowego folderu lub do folderu zabezpieczonego.
• Wyczyść pliki - dostępna jeśli w konfiguracji wybrano Folder zabezpieczony. W tym przypadku skasowania załącznika z poziomu obiektu w systemie nie następuje usunięcie fizycznego pliku z dysku. Czynność pozwala na usunięcie z lokalizacji na dysku załączników skasowanych w bazie danych.