Spis treści
Czym jest obieg dokumentów?
To proces zarządzania dokumentami w firmie lub w urzędzie – od ewidencji ich otrzymania przez przechowywanie, edytowanie, akceptowanie, udostępnianie zainteresowanym osobom, aż po usuwanie.
Do urzędów trafia całe multum dokumentów, czy to w wersji papierowej, czy elektronicznej, które w dzisiejszych czasach to już standard. Jak zatem odnaleźć się w natłoku spraw i nie przekroczyć wyznaczonych terminów? Na blogu enova możemy znaleźć 5 dobrych praktyk, kroków, które przedstawią Państwu jak wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów w urzędzie. A są nimi:
- Krok 1. Wybierz system elektronicznego obiegu dokumentów dopasowany do potrzeb urzędu.
- Krok 2. Wybierz osobę odpowiedzialną za koordynację procesu wdrożenia.
- Krok 3. Zapewnij pracownikom szkolenie.
- Krok 4. Wdrożenie systemu – przejdź na elektroniczny obieg dokumentów.
- Krok 5. Zapewnij sobie wsparcie powdrożeniowe.
Korzyści z wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów
- Krótszy czas realizacji zadań,
- Bezpieczeństwo,
- Porządek w dokumentach,
- Lepszy przepływ informacji,
- Niższe koszty.