Elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie

Czym jest obieg dokumentów?

To proces zarządzania dokumentami w firmie lub w urzędzie – od ewidencji ich otrzymania przez przechowywanie, edytowanie, akceptowanie, udostępnianie zainteresowanym osobom, aż po usuwanie.

Do urzędów trafia całe multum dokumentów, czy to w wersji papierowej, czy elektronicznej, które w dzisiejszych czasach to już standard. Jak zatem odnaleźć się w natłoku spraw i nie przekroczyć wyznaczonych terminów? Na blogu enova możemy znaleźć 5 dobrych praktyk, kroków, które przedstawią Państwu jak wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów w urzędzie. A są nimi:

• Krok 1. Wybierz system elektronicznego obiegu dokumentów dopasowany do potrzeb urzędu.
• Krok 2. Wybierz osobę odpowiedzialną za koordynację procesu wdrożenia.
• Krok 3. Zapewnij pracownikom szkolenie.
• Krok 4. Wdrożenie systemu – przejdź na elektroniczny obieg dokumentów.
• Krok 5. Zapewnij sobie wsparcie powdrożeniowe.

Korzyści z wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów

• Krótszy czas realizacji zadań,
• Bezpieczeństwo,
• Porządek w dokumentach,
• Lepszy przepływ informacji, 
• Niższe koszty.