Gospodarka magazynowa – część I – Wprowadzenie

Zapraszamy do naszego kursu, w którym w sposób prosty i zrozumiały przedstawimy Państwu gospodarkę magazynową. Będziemy definiować pojęcia, prezentować procesy, a także praktycznie, przy pomocy programu enova365, pokażemy jak się wspomóc w tej dziedzinie. Przedstawimy kilka podstawowych pojęć oraz pokażemy w jaki sposób w oprogramowaniu klasy ERP wprowadzić towar.

Zacznijmy od tego czym jest magazyn. Magazyn jest to pewne miejsce, w którym coś przechowujemy. Tym miejscem może być budynek, pomieszczenie, a nawet szafa – w zależności od tego jaki to będzie magazyn. Magazyny mogą być również wirtualne i przechowywać wartości niematerialne takie jak licencje, filmy, muzykę.

Mogą to być też magazyny służące tylko do ewidencji, np. kupujemy coś od naszego dostawcy i wysyłamy bezpośrednio do naszego odbiorcy.

U nas ten towar tak naprawdę fizycznie nigdy się nie pojawia. Natomiast w celach ewidencyjnych będziemy go ewidencjonować. Takim specyficznym przykładem magazynu jest również, np. magazynek pistoletowy, w którym możemy przechowywać sobie naboje i w sposób ścisły je ewidencjonować. Bo musimy wiedzieć ile jeszcze będziemy mogli strzelać.

Innymi słowy magazyny to takie miejsce, w którym coś przechowujemy. Czy ono istnieje fizycznie, czy nie istnieje i tak magazyn może być zdefiniowany.

Aby towary znalazły się w magazynie musimy je tam przyjąć. A gdy zakończymy przechowywanie i chcemy je na przykład sprzedać musimy je z tego magazynu wydać (a wcześniej przyjąć). Przyjęcie i wydanie są podstawowymi operacjami, jakie wykonuje się na magazynie. Mogą one wystąpić w różnych odmianach. Odmiany te omówimy w kolejnych odcinkach naszego cyklu.

W magazynie możemy przechowywać towary, materiały lub produkty. Zdefiniujmy teraz te pojęcia:

• Towar to jest coś co kupujemy i sprzedajemy. Towarami zasadniczo handlujemy stąd nazywane są często towarami handlowymi.
• Materiał, to jest coś, co kupujemy i używamy w procesie produkcyjnym. Zasadniczo nie mamy na celu sprzedaży materiałów.
• Produkt jest efektem naszego procesu produkcyjnego, czy procesu wytwórczego. Naszych produktów nie kupujemy, natomiast sprzedajemy.

To co dla nas jest towarem handlowym, dla naszego dostawcy będzie produktem na przykład, bo on to wytworzył, wyprodukował. Dla niego jest to towar handlowy, który może być materiałem służącym nam do dalszej produkcji. Ta sama rzecz może być towarem, materiałem lub produktem, w zależności od tego, kto tą rzeczą obraca.

Jeżeli spojrzymy na programy komputerowe, to tam w zasadzie występuje jedno pojęcie towaru. Rzadko kiedy jest rozróżnienie między materiałami czy towarami. Natomiast z punktu widzenia księgowego jest to wyraźnie rozróżnione – towar, materiał, czy produkt księguję się na różnych kontach.

W programie enova365 towary wprowadza się w module Handel. Aby wprowadzić towar klikamy na moduł Handel, następnie zakładka Towary i Usługi.

I tu mamy przed sobą listę towarów, które już znajdują się w programie.

Pierwszym elementem jaki jest niezbędny to Kod. Może on być nadany automatycznie, ale można go sobie wpisać ręcznie (np. dowolny ciąg znaków ). Na potrzeby naszej jednostki możemy sobie ten ciąg znaków jakoś zaplanować. Np. Niech to będzie początek nazwy, niech to będzie kod “mysz”, następnie Typ kartotekowy, tutaj mam do wyboru: towar, usługa, produkt, receptura. Zostańmy przy towarze. Nazwą niech to będzie Myszka komputerowa. Poniżej można wprowadzać jakieś dodatkowe dane, kod kreskowy, numer katalogowy. Można też wprowadzić jednostkę – jest dosyć istotne pole, bo towary możemy ewidencjonować w różnych jednostkach miary. Mamy tu do wyboru kilka standardowych jednostek. Są to jednostki długości, masy oraz jednostki ilościowe.

Warto zauważyć, że inaczej będziemy ewidencjonować piasek na tony, a inaczej będziemy go ewidencjonować jeśli będzie w kilogramach. Nasz towar będzie zaewidencjonowany po prostu w sztukach. W następnych polach definiujemy stawkę podatku od towarów i usług, stawkę podatku VAT. Możemy ją zdefiniować dla sprzedaży (czyli sprzedajemy ten towar) i zakupu (ten towar z tą stawką kupujemy). Najczęściej stawka sprzedaży jest taka sama jak stawka zakupu. Okienko posiada także kilka innych zakładek, w których możemy zdefiniować dodatkowe informacje, na przykład dla towarów wysyłanych albo sprowadzanych z Unii Europejskiej, możemy zdefiniować dodatkowe jednostki dla tego towaru, możemy zdefiniować różne kody kreskowe dla różnej wielkości opakowań oraz podpatrzeć jakieś informacje związane ze stanem magazynowym, z pozycjami, z obrotami.

Na koniec przyciskiem Zapisz i zamknij zatwierdzamy wprowadzone informacje. I jak widać na liście pojawił nam się towar, który właśnie zdefiniowaliśmy.

W tej chwili mamy sytuację taką, że zdefiniowaliśmy obiekt, który nazywa się towarem. Nie ma go jeszcze w magazynie. Przyjmowanie towaru do magazynu będzie omówione w następnym odcinku.