Gospodarka magazynowa - część II - Procesy magazynowe

W drugiej części naszego kursu omówimy podstawowe procesy i dokumenty magazynowe.

Powyższy schemat przedstawia typowy obieg dokumentów i układ magazynów przedsiębiorstwa handlowego. Dostawca dostarcza nam towar. Na podstawie jego dokumentów my przygotowujemy dokument PZ, czyli dokument tzw. Przyjęcia zewnętrznego, towar ląduje w magazynie, czyli zostaje zaewidencjonowany na magazynie. Następnie z tego magazynu może być wydany naszym dokumentem, który nazywa się Wydanie zewnętrzne i trafia do naszego odbiorcy. Jednocześnie jest możliwość wprowadzenia pewnej kombinacji. Z różnych powodów może być utworzony dodatkowy magazyn, np. Magazyn Reklamacyjny, czy magazyn towarów niepełnowartościowych, czy różnych innych rzeczy.

Przesunięcia między Magazynem towarów, tym podstawowym a tym Magazynem, nazwijmy dodatkowym dokonuje się poprzez dokumenty MM czyli przesunięć Między Magazynowych. Można to realizować w dwojaki sposób. Gdybyśmy się bardziej zagłębili w te MMki to można powiedzieć, że jest MMka przychodowa i MMka rozchodowa, albo odwrotnie MMka rozchodowa i MMka przychodowa.

Tak wygląda podstawowy obieg. Obieg komplikuje się trochę bardziej w momencie, kiedy mamy do czynienia z przedsiębiorstwem, które jest producentem. Czyli nasz Dostawca dostarcza nam materiał (inaczej można to nazwać surowcem), my na podstawie dokumentu PZ przyjmujemy go do magazynu materiałów. Z Magazynu Materiałów na produkcję następuje wystawienie, czy przesunięcie materiału czy wystawienie dokumentu Rozchodu wewnętrznego czyli RW. Na produkcji dzieje się to, co generalnie dzieje się na produkcji, czyli produkcja. Następnie na podstawie dokumentu PW czyli Przyjęć Wewnętrznych trafia produkt do magazynu produktów. I następnie ten produkt na podstawie dokumentu WZ zostaje dostarczony do Odbiorcy.

Jak Państwo możecie zauważyć te procesy są w miarę podobne. W przypadku oczywiście firmy produkcyjnej, czyli w przypadku obiegu dotyczącego produkcji mamy trochę większą złożoność. Mamy dwa magazyny: Magazyn Materiałów i Produktów. Dzielimy to głównie ze względu na przepisy jakie nas obligują. Chodzi o to, aby materiały nie były przechowywane razem z towarami, czy razem z produktami w związku z tym występują tu dwa magazyny.

Przejdziemy do pokazu praktycznego z wykorzystaniem programu enova365. Zacznijmy od tego jak należy program przygotować, aby wykonać pewne ćwiczenia, które tutaj zademonstrujemy. Program konfigurujemy wybierając z menu Narzędzia -> Opcje, będziemy konfigurować moduł handlowy.

Zatem wybieramy opcję Handel. I to co tutaj musimy ustawić, to w definicjach dokumentu, potrzebujemy ustawić w zakładce Sprzedaż - musimy mieć włączony obieg dokumentów zaczynający się Wydaniem magazynowym.

I w przypadku zakupów podobnie, opcja włączony obieg dokumentów zaczynający się Przyjęciem magazynowym. Również musi być włączony.

Aby zademonstrować przesunięcie magazynowe będziemy potrzebowali zdefiniować dodatkowy magazyn, program standardowo ma zdefiniowany tylko jeden. Robimy to również pod zakładką Handel, wybieramy opcję Magazyny i możemy dodać nowy magazyn. Klikamy przycisk Nowy magazyn, wprowadzamy jego symbol, niech to będzie jakiś “mag 2”, “Magazyn drugi” i w zasadzie pozostałe opcje pozostawiamy tutaj bez zmian, domyślne. O szczegółowych ustawieniach magazynu będziemy mówili w kolejnych odcinkach, co tutaj możemy ustawić i jak wpłynąć na działanie magazynu.

Pojawiają się pewne “tajne” rzeczy typu FIFO, ale to sobie zostawimy na następny raz. Skonfigurowaliśmy prawie wszystko co chcieliśmy, ale jeszcze pozostała najważniejsza rzecz, czyli uprawnienia do magazynu.

Dla mojego operatora (jest to Administrator), ustawiam pełne prawa do tego magazynu, aby mógł z niego korzystać. OK, Zapisz zamknij. I mamy program skonfigurowany tak jak potrzebujemy.

Może pokażemy teraz te wszystkie dokumenty, które towarzyszą procesom, które tutaj wspomnieliśmy. Zacznijmy od dokumentu PZ. Wchodzimy w Handel, Magazyn i tutaj możemy ten PZ wystawić z dwóch miejsc. Możemy wejść w zakładkę Dokumenty razem, gdzie mamy dostępne wszystkie dokumenty magazynowe jakie tutaj występują. Albo Dokumenty wg kategorii i możemy skorzystać z tej opcji i mamy dostępne Przyjęcia magazynowe. Ten widok filtruje wszystkie dokumenty magazynowe i ogranicza listę do przyjęć. Zaczynamy od dokumentu Przyjęcia magazynowego, w systemie enova365 ono się się nazywa PZ2 w odwróconym obiegu, czyli tam wcześniej co w opcjach włączyliśmy.

Utworzymy nowy dokument.

W którym mamy: datę wystawienia, magazyn na jakim będzie wystawiany ten dokument, czyli, do którego przyjmujemy ten towar. Możemy wybrać kontrahenta, wybierając go z listy, lub w jakiś inny, dowolny sposób.

Następnie możemy wprowadzać pozycje. Można tutaj np. nacisnąć przycisk Nowa pozycja, wybrać znowu z listy towar, jaki chcemy przyjąć tutaj na magazyn.

Następnie po wybraniu towaru podajemy ilość. Niech to będzie 100 par butów i następnie ustalamy cenę zakupu tego towaru i możemy zatwierdzić tą pozycje - pojawiła nam się na liście.

Następnie możemy dodawać kolejną pozycję, dodamy tutaj coś jeszcze, w trochę inny sposób jak wcześniej, 20 kompletów, także bez wchodzenia tutaj do szczegółów pozycji możemy sobie te kolejne pozycje dodawać.

Mam dwie pozycje na tym dokumencie PZ, może na tym poprzestaniemy, moglibyśmy dodawać kolejne, ale dwie dla przykładu w zupełności wystarczą, klikamy w przycisk Zapisz i zamknij. Po zatwierdzeniu tego przyjęcia program zaproponuje jakieś przeceny, ale nie będziemy ich tu wykonywać. Kolejna możliwość to podpatrzenie wydruku, czy wydrukowanie dokumentu bezpośrednio na drukarce, tak wygląda na podglądzie wydruku.

Druk jest stosunkowo prosty, zawiera jakąś informację nagłówkową, zawiera informacje o naszej firmie, informacje o kontrahencie od którego przyjmujemy towar oraz listę pozycji wraz z ilościami i cenami, wartościami. Tak przygotowany dokument znajduje się w systemie. Wprowadzenie tego dokumentu zmodyfikowało nam stan magazynowy tych towarów, które przyjęliśmy. Natomiast nie wpłynęło na finanse.

Warto jeszcze nadmienić, że w tej chwili operujemy cały czas w cenach netto, to znaczy, że dokumentu, który został w tej chwili przyjęty proszę nie interpretować jako faktury zakupu. To jest tylko i wyłącznie dokument magazynowy. Czyli nie interesuje nas specjalnie nic co dotyczy VAT-u i wartości, które są podane - są jedynie wartościami orientacyjnymi. Chyba, że mamy już tą fakturę i wprowadzamy to przyjęcie na podstawie tej faktury, wówczas wprowadzamy to jak najbardziej według danych z faktury. O szczegółach przyjęcia będziemy mówić w następnym odcinku.

Przejdźmy teraz do dokumentu Wydania magazynowego. W tym wypadku postępujemy podobnie jak w przypadku Przyjęcia magazynowego, ale zamiast PZ2 wybieramy opcję Wydanie magazynowe WZ2, czyli wydanie zewnętrzne do naszego odbiorcy. Jak widać jest to dokument symetryczny do PZ-tu.

Różni się to natomiast jednym niuansem. Wybieramy kontrahenta, wybieramy towar, chcemy wybrać towar, który już mamy na magazynie, czyli wybierzemy ten, który wcześniej przyjęliśmy.

Teraz powiedzmy, że chcemy wydać dwie pary i cena, jaka tutaj się pojawia jest w tym momencie ceną sprzedaży. Otwórzmy tą pozycję, aby zobaczyć, że ta cena tak wygląda.

A oprócz tego powinna nam się pojawić informacja na zakładce Marża o wartości przyjęcia tego towaru. Dokument WZ niesie ze sobą również pewną informację o cenie przyjęcia.

Czyli reasumując nie mamy wpływu na cenę przyjęcia bo ona jest już wcześniej przyjęta PZ-tem, natomiast możemy kształtować tylko i wyłącznie cenę sprzedaży.

W WZ-cie nie podaje się generalnie ceny. Jakbyśmy mówili o takim, to jest już WZ jakby przygotowany pod sprzedaż, czyli pobiera cenniki itd. Tzn. podanie tutaj tej ceny jest generalnie spowodowane tym, że chcemy już znać marżę magazynową jaką uzyskujemy za sprzedaż. Zatwierdzamy tę pozycję, może ograniczmy się tylko do tej jednej pozycji i klikamy na Podgląd wydruku.

Na wydruku mamy informacje. I tutaj taka drobna uwaga. Jeżeli miałby to być WZ, który jest gdzieś przekazywany jakiemuś kierowcy firmy transportowej, albo nie chcemy, żeby te ceny były widoczne to w tym momencie powinniśmy posługiwać się zmodyfikowanymi wydrukami, w których np. nie będzie cen. Gdyż dla WZ-tu najistotniejszą informacją jest informacja o towarze, o wydawanej ilości tego towaru.

Kolejne dokumenty to dokumenty przesunięcia między magazynowego. Przesunięcia między magazynowego, dokument MM. I on się trochę różni od poprzednio pokazanych.

Podajemy datę wystawienia i magazyn źródłowy, czyli ten magazyn, z którego będziemy przesuwać i musimy podać magazyn docelowy, na który będziemy przesuwać.

I teraz znowu wybieramy sobie towar niech to nadal będzie ten but i 20 par przesuwamy na tamten magazyn, i może drugi towar, dwie pary.

Pojawiają się tutaj ceny, natomiast nie można ich modyfikować, gdyż są to ceny przyjęcia (ceny ewidencyjne, w których ten towar obecnie występuje na magazynie). Zatwierdzamy dokument.

Tu na wydruku ważna informacja o magazynach. Z jakiego magazynu do jakiego mamy przesuwane towary, lista towaru z podanymi ich cenami, ilościami i wartością netto.

I zostały nam jeszcze dwa dokumenty, dokumenty Wydania i Przyjęcia wewnętrznego. Rozchód wewnętrzny, czyli wydanie materiałów do produkcji, również data wystawienia, z jakiego magazynu wydajemy. Tutaj powinien być oczywiście materiał, ale nie mamy w tej chwili zdefiniowanego żadnego materiału, posłużmy się więc dla przykładu również tymi butami. Cena tutaj jest niemodyfikowalna bo to jest wydanie wewnętrzne, cena ewidencyjna.

Zatwierdzamy dokument i drukujemy.

Proszę zauważyć, że na dokumencie Rozchodu wewnętrznego nie pojawia się kontrahent, gdyż jest to rozchód na produkcję wewnętrzną, w związku z tym, że jest to kontrahent wewnętrzny, czyli ta sama firma. Z żadnym kontrahentem nie współpracujemy.

I zostało nam Przyjęcie, dokument Przyjęcia wewnętrznego zwanego czasami przyjęciem wyrobu. Mamy określony magazyn, niech to będzie teraz ten Magazyn drugi powiedzmy. Wybieramy sobie co tutaj przyjąć. Tutaj można podać cenę, która jest ceną ewidencyjną dla przyjmowanego produktu. Powiedzmy niech to będzie 100 złotych.

Zatwierdzamy dokument, drukujemy sobie i widzimy, że wygląda całkiem podobnie.

Podsumowując możemy powiedzieć, że dokumenty są stosunkowo proste, one różnią się pewnymi drobnymi detalami.

Warto jeszcze zauważyć, co zresztą było widać, że wszelkie te dokumenty, znaczy ewidencję magazynową prowadzimy ilościowo i wartościowo czyli wiemy ile jest danego towaru, produktu, czy też materiału na magazynie i również wiemy ile on kosztował, a więc jaki jest koszt w przypadku materiałów, jaka była jednostkowa wartość produktu i powiedzmy koszt towaru. Tym miłym akcentem zakończymy drugą część kursu.