W programie enova365 faktura zaliczkowa (FZAL) może zostać wygenerowana zarówno do konkretnych towarów, jak i usług. Transakcje realizowane za pomocą faktur:
- zakończyć fakturą sprzedaży (FV),
- przekształcić do kolejnych faktur zaliczkowych (FZAL),
- przekształcić do wielu faktur sprzedaży (FV).
Nową fakturę zaliczkową wystawiamy z poziomu: Handel -> Sprzedaż -> Faktury sprzedaży. Klikamy na strzałeczkę w przycisk Nowy - rozwijamy listę i wybieramy definicję dokumentu FZAL - Faktura zaliczkowa lub będąc na liście faktur sprzedaży używamy skrótu klawiszowego Ctrl+Shift+Z.
Wpisujemy i wybieramy wszystkie interesujące nas dane do faktury, wybieramy towar z listy towarów i usług, kontrahenta itd.
Ważne! Przy wystawianiu faktury zaliczkowej nie należy modyfikować konkretnych pozycji, tak aby w polu wartość pojawiła się oczekiwana wartość zaliczki, wystarczy wpisać kwotę w polu Wartość.
Należy tak postępować zawsze przy wystawaniu faktur zaliczkowych, zarówno dla towarów jak i usług.
Fakturę zatwierdzamy przyciskiem Zatwierdź i zamknij.
Wystawienie FZAL przy wpłacie zaliczki
W przypadku wystawiania faktury zaliczkowej po otrzymaniu wpłaty na rachunek bankowy, jeśli faktura ma uwzględniać daną wpłatę należy podczas wystawiania FZAL wybrać opcję Wybierz zaliczki, a następnie wskazać daną zaliczkę i kliknąć Dodaj.
Okienko wyboru zaliczki do rozliczenia:
W razie potrzeb zaznaczoną wpłatę możemy podejrzeć przyciskiem Otwórz. Po kliknięciu przycisku Dodaj zaliczka przeniesie się do niższej tabeli Zaliczki i wpłaty do rozliczenia z dokumentem. Jeśli omyłkowo dodamy nie tę zaliczkę, możemy ją zwolnić przyciskiem Zwolnij i dodać właściwą.
Zatwierdzamy przyciskiem OK i wracamy do wystawiania FZAL. Następnie postępujemy jak w przykładzie powyżej - wpisujemy i wybieramy wszystkie dane do faktury. W tym przypadku również nie należy modyfikować konkretnych pozycji tak, aby w polu wartość pojawiła się pożądana przez nas wartość zaliczki, wystarczy wpisać kwotę w polu Wartość. Fakturę zatwierdzamy przyciskiem Zatwierdź i zamknij.
Wystawianie faktury zaliczkowej przy znanych ostatecznych cenach towarów i dowolnej formie zapłaty
Jak wspominano na początku, fakturę zaliczkową można także przekształcać w kolejne faktury zaliczkowe jak i fakturę końcową (FV). Czynność ta odbywa się za pomocą menu Relacje. Aby przekształcić FZAL w kolejną FZAL lub FV należy zaznaczyć ją na liście dokumentów i wybrać z menu Relacje. Można oczywiście wybrać i zaznaczyć kilka faktur jednocześnie, jeśli np. z kilku faktur zaliczkowych chcemy wystawić końcową fakturę, wystarczy przytrzymać klawisz Ctrl i zaznaczyć faktury. Wszystkie powiązane ze sobą dokumenty możemy podejrzeć na zakładce Powiązane dokumenty zarówno przy fakturze sprzedaży, jak i zaliczkowej.
Podczas przekształcania FZAL w FV lub kolejną FZAL pojawi się okienko, na którym można wybrać, które z zaliczek mają zostać zafakturowane (będą rozliczane). Wybieramy interesujące nas zaliczki i zatwierdzamy przyciskiem OK.
Przy przekształcaniu FZAL w kolejne faktury wszystkie pozycje można edytować (ilość, cenę, rabat, towar, pozycje towaru...). Wybieramy formę płatności. Przed podglądem druku jak i wydrukiem należy pamiętać, aby fakturę najpierw ZAPISAĆ (poprzez przycisk Zatwierdź i zamknij), ma to wpływ na efekt końcowy wydruku.
Poniżej przedstawiono przykładowy wydruk faktury końcowej utworzonej za pomocą menu Relacji z dwóch faktur zaliczkowych.
Wystawiając fakturę końcową (z FZAL za pomocą menu Relacje) możemy wskazać zaliczki, jakie FV ma uwzględniać. Zrealizujemy to poprzez przycisk Wybierz zaliczki. Co zostało omówione we wcześniejszym przykładzie.
Faktura zaliczkowa, gdy nie znamy ostatecznej ceny
W pierwszej kolejności należy zdefiniować nowy towar o typie Usługa, na który chcemy wystawić fakturę zaliczkową.
Nowy towar dodajemy w module Handel -> Towary i usługi. Używamy przycisku Nowy(Towar). Typ ustawimy jako USŁUGA. Nazwa towaru w tym przypadku to najczęściej: Zaliczka na ..... Możemy także zdefiniować kod towaru, lub pozostawić ?, wtedy kod nada się automatycznie po zapisaniu. Wpisujemy cenę podstawową. Zapisujemy towar i przechodzimy do wystawiania faktury zaliczkowej.
Podczas wystawania faktury zaliczkowej wybieramy daną usługę z listy z towarów i usług.
W polu Wartość wpisujemy kwotę zaliczki. W przypadku usług podczas wystawiania FZAL również nie należy modyfikować konkretnych pozycji tak, aby w polu wartość pojawiła się pożądana wartość zaliczki, wystarczy wpisać konkretną kwotę w polu Wartość. Podczas wystawiania FZAL na usługę można również wybrać wpłacone zaliczki przyciskiem Wybierz zaliczki, jeśli chcemy rozliczyć wpłacone zaliczki. Wpisujemy i wybieramy dane do faktury i zapisujemy przyciskiem Zatwierdź i zamknij.
Należy pamiętać, aby przed podglądem wydruku jak i wydrukiem fakturę ZAPISAĆ. Ma to wpływ na efekt końcowy wydruku, ponieważ dopiero kiedy klikamy Zatwierdź i zamknij dokonuje się rozliczenie zaliczki.
Kiedy już poznamy ostateczną cenę (np. transportu), kolokwialnie możemy na fakturze końcowej "podmienić" towar. Tworzymy nowy towar jak we wcześniejszych krokach. Wyszukujemy na liście faktur (Handel -> Sprzedaż -> Faktury sprzedaży) fakturę z wystawioną wartością na usługę, której poznaliśmy już cenę ostateczną. Otwieramy fakturę. Wybieramy towar z listy (przy czym zamieniamy pozycje, nie dodajemy nową). Wpisujemy wartość i zatwierdzamy.
Przykładowy wydruk faktury:
Wiele faktur końcowych z faktury zaliczkowej
Aby wystawić wiele faktur z faktury zaliczkowej należy najpierw stworzyć FZAL jak we wcześniejszych krokach. Wszystkie kolejne faktury jakie chcemy utworzyć tworzymy za pomocą menu Relacji do wskazanej FZAL. Tak jak we wcześniejszych przypadkach. Możemy wykorzystać kwotę (lub jej część np. 50%) z wpłaconej zaliczki, aby to zrobić wskazujemy interesującą nas kwotę w zakładce Realizacje zaliczek przy realizacji faktury końcowej (w Relacji z wcześniej wystawioną FZAL). Kwotę wpisujemy w polu Rozliczana.
Po wpisaniu części kwoty program automatycznie wyliczy jaka kwota nadal pozostaje do rozliczenia, a przechodząc do zakładki Płatności zobaczymy daną kwotę do rozliczenia oraz sposób zapłaty.
WAŻNE! Aby przed podglądem wydruku, jak i samym wydrukiem fakturę ZATWIERDZIĆ I ZAPISAĆ. Podgląd i wydruk przed zapisaniem faktury niesie ryzyko przedstawienia niepoprawnych danych, ponieważ rozliczenie następuje w momencie zapisania danej faktury.
Przykładowy wydruk faktury końcowej uwzględniającej część wpłaconej kwoty z zaliczki.
Jeśli generujemy fakturę końcową i chcemy aby obejmowała ona tylko część wpłaty, np. 50% to należy podzielić 50% (wartość brutto) przez stawkę VAT i wpisać kwotę netto w cenie na pozycji. Otrzymamy wówczas dokument na zero. Oba przypadki są prawidłowe.
Przykładowy wydruk faktury końcowej na zero.
Korekta do faktury zaliczkowej
Korektę FZAL również wykonujemy za pomocą Relacji. Zaznaczamy FZAL, do której chcemy wykonać korektę i postępujemy jak poniżej.
Edytujemy wartość - wprowadzamy kwotę o wartości takiej, o ile chcemy obniżyć kwotę zaliczki. Jeśli chcemy zaliczkę obniżyć o 25 zł, wprowadzamy -25zł. Po uzupełnieniu kwoty obniżki w polu Wartość - w dolnej części dokumentu możemy zobaczyć wartość faktury przed korektą, wartość korekty oraz wartość po korekcie (na poniższym rysunku obszar zaznaczony na niebiesko). Zatwierdzamy i zapisujemy.
W przypadku konieczności zwiększenia zaliczki należy stworzyć nową zaliczkę za pomocą Relacji, a więc będąc na liście faktur sprzedaży zaznaczamy fakturę, do której chcemy zwiększyć zaliczkę i wybieramy Relacje -> Faktura -> nowy (FZAL - faktura zaliczkowa). Wprowadzamy w polu Wartość kwotę, o jakiej wartość chcemy powiększyć zaliczkę. Zapisujemy i zamykamy.
Poniżej przykładowy wydruk korekty faktury zaliczkowej zwiększającej kwotę zaliczki.
